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En la actualidad se observa cada vez más la participación de la sociedad en diferentes eventos, desde aquellos de carácter recreativo, cultural, deportivo, de conocimiento, de aventura y otros que en conjunto dependen de una logística de organización seria y exitosa, para cualquier caso la pregunta que surge es la siguiente: ¿Qué debo hacer para garantizar que mi evento sea exitoso?

Un factor importante es la planeación, que se considera un requisito clave desde el inicio hasta el final de cada evento, esto permite llevar a cabo una gestión en cada paso y para cada uno de los factores de éxito que aquí se recomiendan. No se debe olvidar que una buena planeación, involucra aspectos estratégicos, administrativos y financieros, principalmente.

Para una buena difusión del evento es importante saber dirigirse a su segmento de mercado, desde redes sociales, periódicos, revistas, radio, televisión y pagina web. Es importante tener identificado la segmentación de participantes y partir de ahí decidir cuáles serán las estrategias de marketing que se manejarán y como se va a atraer al público. Conforme se va identificando y manejando los medios publicitarios con los cuales se llega al público, permite generar las estadísticas de asistentes potenciales al evento. Es recomendable llevar a cabo una buena difusión con varios meses de anticipación al mismo tiempo de la planeación, dependiendo el tipo de evento.

Para la mayoría de los eventos de impacto o aquellos de tipo masivo, es importante considerar como factor clave la gestión de alianzas estratégicas y patrocinios. En la actualidad, tanto empresas como organizaciones buscan tener ventajas competitivas y para poderlo lograrlo un punto clave es la gestión de alianzas estratégicas, esto ayuda a tener una mayor difusión para cada evento, incrementa la participación de los asistentes y establece un mayor crecimiento con los aliados. El patrocinio es una práctica clave, cuyo objetivo es establecer una relación ganar-ganar entre las partes, saber armar un buen convenio apoya la estrategia financiera del evento y le otorga un espacio de oportunidad al patrocinador.

Dentro de la ejecución del evento la clave está en la coordinación con cada área de responsabilidad, esto favorece una buena comunicación y logística desde el inicio hasta el final del evento. Ante cualquier eventualidad o estrategia fallida se debe contar con un plan B o estrategia alternativa, tener claro cómo se debe actuar ante cualquier circunstancia ajena a la planeación.

Estos factores son importantes para garantizar una mayor efectividad en los resultados esperados, para muchos organizadores la comunicación y el trabajo constante con patrocinadores, aliados, staff, coordinadores y otros participantes, dependiendo del tipo de evento, son elementos clave en sus logros y obtención de buenos resultados.

Para finalizar es importante hacer partícipes a los asistentes y hacerles sentir protagonista del evento, se debe procurar generar sensaciones agradables y generar discursos inspiradores. De igual manera agradecerles a los participantes de su asistencia y no olvidar mantener seguimiento de comunicación con el cliente.

Lic. Alexandra Gutierrez Hodgers

Manager Comercial en Franquicias y Negocio

Grupo Frontin 5.0 – Zona Noroeste (Sonora)

+52 (662) 287-3793

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